Vì vậy, bạn đã học được các nguyên tắc của Microsoft Teams. Và vượt qua rào cản của việc giữ liên lạc với đồng nghiệp của bạn từ xa. Nhưng bạn có thực sự tận dụng tối đa trải nghiệm Nhóm của mình không?. Ứng dụng đơn lẻ này trên thực tế là một trung tâm năng suất tại nơi làm việc. Và có thể giúp bạn hoàn thành các công việc hàng ngày trong thời gian ngắn hơn. Chúng tôi đã tích lũy một số cách sử dụng Team để bắt đầu kết hợp vào quy trình làm việc của bạn.
Từ việc tiết kiệm thời gian đến cải thiện sự tập trung, hãy sử dụng các thủ thuật này để làm việc hiệu quả hơn khi sử dụng Microsoft Teams.
Mẹo cho năng suất
1. Tìm hiểu các lệnh thường xuyên
Bạn có biết rằng thanh tìm kiếm trong Teams đóng vai trò như một dòng lệnh không? Nhập một trong các lệnh được công nhận để thực hiện một phím tắt cho một số tác vụ thường xuyên nhất: / tệp để xem các tệp gần đây của bạn, / chưa đọc để xem hoạt động mới và / gọi để thực hiện cuộc gọi, chỉ để gọi tên một số. Xem danh sách các lệnh được chấp nhận hiện tại trên trang web của Microsoft.
2. Bật không làm phiền
Ping liên tục từ các tin nhắn đến có thể là một yếu tố giết chết năng suất khi bạn đang cố gắng tập trung. Tắt những phiền nhiễu không mong muốn đó bằng cách bật chế độ không làm phiền. Chỉ cần nhấp vào biểu tượng hồ sơ của bạn trong Nhóm. Để đặt trạng thái của bạn thành không làm phiền (hoặc nhập lệnh / dnd vào thanh tìm kiếm.)
Bạn muốn đảm bảo rằng bạn không bỏ lỡ bất kỳ tin nhắn quan trọng nào từ sếp khi bạn đang ẩn?. Chỉ cần thiết lập quyền truy cập ưu tiên cho bất kỳ cá nhân nào có tin nhắn. Người dùng có thể được cấp quyền truy cập ưu tiên trong cài đặt quyền riêng tư của bạn.
3. Sử dụng @mention để gửi và lọc tin nhắn
Gửi tin nhắn nhanh cho đồng nghiệp không có nghĩa là bạn cần rời khỏi công việc đang làm. Và tìm cuộc trò chuyện của họ trong Nhóm. Chỉ cần gõ trực tiếp ký hiệu @ vào thanh tìm kiếm để tìm tên của họ và gửi tin nhắn từ bất cứ đâu trong ứng dụng.
@mentions cũng hữu ích để lọc hoạt động gần đây và ưu tiên các tin nhắn hướng đến bạn. Khi ở trong nguồn cấp dữ liệu Hoạt động, hãy nhấp vào nút bộ lọc và chọn @mentions từ menu thả xuống.
4. Đánh dấu tin nhắn là chưa đọc
Bạn đã bao giờ đọc một tin nhắn mà bạn không có thời gian để giải quyết ngay lập tức. Nhưng lại quên khoanh tròn lại sau đó sử dụng team?. Microsoft Teams cung cấp cho bạn khả năng đánh dấu thư là chưa đọc. Bằng cách nhấp vào ba dấu chấm bên cạnh thư khi đang trò chuyện hoặc nguồn cấp dữ liệu Hoạt động.
Đánh dấu nội dung
Bạn muốn lưu một tin nhắn quan trọng để sử dụng sau này? Nhấp vào biểu tượng dấu trang để đảm bảo rằng bạn sẽ không gặp khó khăn khi tìm nó. Xem lại dấu trang của bạn bằng cách nhập lệnh / đã lưu vào thanh tìm kiếm.
Mẹo cho tổ chức
Có rất nhiều nội dung trong Nhóm. Những mẹo này sẽ giúp bạn giữ mọi thứ được ngăn nắp .
5. Các đội và kênh yêu thích
Có nhóm và kênh cụ thể nào mà bạn truy cập thường xuyên nhất trong ngày không? Giữ chúng ở đầu danh sách bằng cách đánh dấu chúng là mục yêu thích. Nhấp vào ba dấu chấm bên cạnh tên nhóm hoặc kênh và chọn Yêu thích.
6. Sắp xếp lại các đội bằng cách kéo và thả
Việc yêu thích một nhóm sẽ đặt nó vào một danh mục riêng ở đầu ngăn, nhưng bạn cũng có thể kiểm soát vị trí của các nhóm còn lại trong danh sách chung. Chỉ cần nhấp và kéo một nhóm theo hướng bạn muốn. Khi danh sách chuyển sang màu xám, bạn có thể đặt nó vào đúng vị trí.
7. Nhóm người dùng vào các thẻ – Sử dụng Team
Đôi khi rất hữu ích khi tạo các nhóm con trong các nhóm dựa trên vai trò, dự án hoặc vị trí. Thẻ có thể giúp bạn thực hiện điều này, giúp bạn dễ dàng @mention hoặc bắt đầu trò chuyện với mọi người có trong thẻ. Thêm và quản lý các thẻ một cách hiệu quả trong các tùy chọn Microsoft Teams của bạn.
8. Thêm các tab tùy chỉnh
Thêm tab mới trong nhóm hoặc trò chuyện riêng tư
Mỗi kênh mới đều được định cấu hình trước với hai tab: Cuộc trò chuyện và Tệp. Nhưng người dùng có thể thêm các tab tùy chỉnh cho các công cụ, trang web và ứng dụng bên thứ ba khác của Microsoft 365, cho phép bạn thực hiện các tác vụ mà không cần chuyển sang cửa sổ mới.
Mẹo để Tương tác
Làm cho giao tiếp năng động hơn với những ý tưởng này để gắn kết .
9. Thêm dòng chủ đề
Thu hút sự chú ý và chia tay cuộc trò chuyện bằng cách thêm dòng chủ đề vào tin nhắn của bạn. Dòng chủ đề nằm trong số các tùy chọn định dạng văn bản đa dạng thức được tìm thấy trong ngăn dạng xem mở rộng xuất hiện khi bạn bấm vào nút Định dạng bên dưới hộp thông báo. Định dạng văn bản đa dạng thức cũng cho phép bạn thay đổi kích thước, trọng lượng và màu văn bản, thêm liên kết và thậm chí kết hợp danh sách được đánh số và đánh dấu đầu dòng.
10. Gửi hình dán và GIF
Một bưc tranh đang gia ngan lơi noi. Kết hợp các hình dán và ảnh GIF để truyền tải những suy nghĩ và cảm xúc mà lời nói không phù hợp với công lý bằng cách chọn một trong hai tùy chọn từ bên dưới hộp tin nhắn.
11. Khảo sát nhóm bằng các cuộc thăm dò
Nếu bạn không thấy biểu tượng Biểu mẫu, hãy nhấp vào Tiện ích nhắn tin Nút tùy chọn khác, sau đó chọn Biểu mẫu.
Thay vì nhập một câu hỏi vào một kênh, tại sao không sử dụng một cuộc thăm dò để thu thập phản hồi hiệu quả hơn? Nhấp vào biểu tượng Biểu mẫu bên dưới hộp tin nhắn để tạo và gửi cuộc thăm dò trong Nhóm.
12. Gửi thông báo khẩn cấp
Để đảm bảo mọi người chú ý đến tin nhắn của bạn, hãy đánh dấu nó là quan trọng hoặc khẩn cấp.
Cần trả lời ngay lập tức? Nhấp vào dấu chấm than bên dưới hộp thư trước khi bạn nhấn gửi để đánh dấu thư là quan trọng. Người nhận sẽ nhận được thông báo hai phút một lần trong 20 phút tiếp theo hoặc cho đến khi thông báo được đọc.
Mẹo để có cuộc họp tốt hơn
Sử dụng các mẹo họp Microsoft Teams này để đưa các cuộc họp ảo của bạn lên cấp độ tiếp theo.
13. Bắt đầu cuộc gọi trực tiếp trong một cuộc trò chuyện
Thật dễ dàng để một cuộc trò chuyện văn bản trở thành một cuộc trò chuyện cần thảo luận sâu hơn. Bắt đầu cuộc gọi nhanh trực tiếp trong cuộc trò chuyện. Bằng cách nhấp vào nút cuộc gọi video hoặc âm thanh.
14. Làm mờ nền của bạn
Vì nhiều người trong chúng ta tiếp tục làm việc tại nhà. Nên có thể có một số điều bạn không muốn mọi người tại nơi làm việc nhìn thấy. Loại bỏ những thứ gây xao nhãng như bọn trẻ chơi trò siêu nhân hoặc đồ giặt bẩn của tuần trước bằng cách làm mờ phông nền của bạn. Bạn có thể tìm thấy tính năng này bằng cách nhấp vào dấu ba chấm ở cuối cuộc gọi điện video của mình.
15. Ghi lại và ghi lại cuộc họp của bạn
Ghi lại các cuộc họp ảo có thể vô cùng hữu ích cho việc xem xét sau này. Sau khi bạn bắt đầu ghi từ bảng điều khiển cuộc họp sử dụng Team, một bản sao của cuộc họp sẽ được lưu vào Microsoft Stream để mọi người có thể truy cập một cách an toàn. Bạn cũng có thể tạo bản ghi cuộc họp bằng cách sử dụng các tính năng gốc trong Luồng.
16. Ghi chép cuộc họp
Ghi chép cuộc họp sẽ giúp bạn và các thành viên khác trong nhóm tóm tắt lại những điểm quan trọng trước. Trong và sau cuộc họp Nhóm. Nút Ghi chú cuộc họp sẽ tạo một bảng ở bên cạnh để ghi lại các ghi chú cuộc họp. Tương tự như một cuộc trò chuyện. Khi bạn đã tham gia cuộc họp, hãy chuyển đến Tùy chọn khác 
và chọn bắt đầu ghi chú cuộc họp.
17. Sử dụng Team với chế độ cùng nhau
Một trong những tính năng mới nhất của Microsoft Teams, Chế độ cùng nhau đặt tất cả những người tham gia cuộc họp của bạn trên nền dùng chung để làm cho tất cả họ đang ngồi trong cùng một phòng (như khán phòng hoặc quán cà phê.) Chế độ cùng nhau nằm trong nền trong cuộc gọi của bạn các tùy chọn.
Mẹo để quản lý tốt hơn khi sử dụng Team
Ngay cả khi bạn đã điều hướng thành công việc áp dụng Nhóm từ xa . Bạn có thể đã bắt đầu nhận ra rằng quản lý Nhóm trong nội bộ là một dự án đòi hỏi nhiều lao động. Đây là nơi mà nhiều công ty đánh giá cao giá trị của một nền tảng nâng cao của bên thứ ba. Loại bỏ công việc hợp pháp khỏi quản trị Nhóm.
Powell Teams là một giải pháp trọn gói được tạo ra bởi Powell Software. Một nhà cung cấp phần mềm năng suất tại nơi làm việc từng đoạt giải thưởng. Và là thành viên của Mạng Đối tác Microsoft để sử dụng Team. Nền tảng này nâng cấp trải nghiệm Nhóm của toàn tổ chức của bạn với các trang tổng quan có thể tùy chỉnh, các mẫu không có mã và hơn thế nữa. Powell Teams có sẵn để tải xuống trực tiếp từ cửa hàng Microsoft Teams.
Bạn có tò mò muốn biết chúng tôi có những mẹo và thủ thuật nào khác của Microsoft Teams không? Bắt đầu dùng thử miễn phí Powell Teams ngay hôm nay chỉ trong vài cú nhấp chuột.
